6 برامج لإدارة المستندات لتحسين الكفاءة في المكتب

أدى ظهور التخزين السحابي إلى التخلص من إجهاد التعامل مع الأوراق الورقية المزدحمة. وبالتالي ، يمكن لأصحاب العمل توفير الوقت ، وفي الوقت نفسه ، تحسين سير العمل. لذا ، إذا كنت تبحث عن تقليل استخدامك للمستندات الورقية وتحسين الكفاءة ، فأنت في المكان المناسب. توفر لك هذه المقالة ستة من أفضل برامج إدارة المستندات للاختيار من بينها.

برنامج إدارة المستندات ، والمعروف باسم أنظمة إدارة المستندات (DMS) ، عبارة عن برامج كمبيوتر ، تم تصميمها خصيصًا لتتبع وتبسيط وإدارة المستندات وسير العمل ، مع الأهداف الرئيسية المتمثلة في تقليل عبء العمل وتسريع سير العمل.

تابع هذا المنشور للحصول على عرض شامل لبعض أفضل الأدوات المتاحة لإدارة المستندات.

ما هي أفضل برامج إدارة المستندات للكمبيوتر؟

1

eFileCabinet

يعد eFileCabinet البرنامج الرائد لإدارة المستندات اليوم. تم تصميمه لتسهيل تخزين الملفات المكتبية واسترجاعها ومشاركتها. ومع ذلك ، فإن وظيفة البرنامج تتجاوز إدارة الوثائق ، حيث إنها مجهزة أيضًا بأدوات المحاسبة وإدارة الموارد البشرية.

يستضيف eFileCabinet خيارين للدعم: إصدار سطح المكتب (متوافق مع نظام التشغيل Windows 10) وإصدار الجهاز المحمول ، المصمم خصيصًا للأجهزة المحمولة.

يستضيف برنامج إدارة المستندات هذا وظيفة تُعرف باسم "طريقة العرض السحابية" ، والتي تتيح للمستخدمين نسخ ملفاتهم احتياطيًا على السحابة ، مباشرة عبر منصة البرنامج. باستخدام هذا ، يمكن للمستخدمين عرض الملفات واستخراجها بسهولة عبر أي جهاز ، شريطة أن يكون هذا الجهاز متصلاً بالإنترنت.

أيضًا ، تلبي eFileCabinet كل متطلبات الصناعة الضرورية ، بما في ذلك SEC و HIPAA و FINRA والمتطلبات القياسية الأخرى.

علاوة على ذلك ، يعمل البرنامج بشكل جيد مع SecureDrawer ، وهي وظيفة مشاركة فريدة من نوعها ، والتي تعمل بمثابة نظام أساسي لمشاركة الملفات بينك وبين عملائك. إنه قادر على الاندماج بسهولة مع مجموعة متنوعة من برامج الجهات الخارجية مثل MS Outlook ، تأمين التوقيع الإلكتروني والماسحات الضوئية والطابعات والمزيد.

Lastl،. يقدم برنامج إدارة المستندات eFileCabinet كل من الخدمات عبر الإنترنت وعلى أساس محلي. يقدم البرنامج تجربة مجانية لمدة أسبوعين للمستخدمين الجدد ، وبعد ذلك يمكنهم الاشتراك في خطة مدفوعة بسعر يبدأ من 15 دولارًا.

تحميل eFileCabinet

2

OpenKM

يعد OpenKM ، بلا شك ، أحد أكثر برامج إدارة المستندات شيوعًا في السوق. إنه برنامج متعدد الاستخدامات للإدارة على مستوى المؤسسات ، تم تصميمه لتنفيذ مهام المكتب ، بدءًا من إدارة المستندات إلى أتمتة تدفق العمل إلى الوظائف الإدارية.

تم تصميم الأداة خصيصًا لأجهزة الكمبيوتر التي تعمل بنظام Windows. ومع ذلك ، يمكن الوصول إليها أيضًا من خلال مجموعة من أنظمة تشغيل سطح المكتب الأخرى مثل Linux.

في الأساس ، يستضيف برنامج إدارة المستندات مجموعة ديناميكية من الوحدات النمطية ، التي تدير جميع عمليات إدارة البرنامج. بعض هذه الوحدات تشمل: الفوترة الإلكترونية ، eSignature ، التشفير (لتشفير الملفات وفك تشفيرها) ، الباركود ، أرشيف البريد وأكثر من ذلك.

كما أن التصميم المرن للبرنامج يمكّنه من الاندماج بسلاسة مع أدوات المكتب ذات الصلة مثل AutoCAD و WordPress و Google Drive و Microsoft Office والمزيد. كما أنه يتميز بنظام مصادقة قابل للتوصيل ، والذي يمكن توصيله بقواعد البيانات الخارجية أو الخوادم مثل SQL و Oracle و MySQL وعدد قليل آخر.

في ضوء ما تقدم ، يتم منح المستخدمين الفرصة لتبسيط سير العمل بأكمله لتحسين الكفاءة. وبالتالي ، ينظر إلى برنامج إدارة المستندات هذا على أنه أكثر من برنامج لإدارة المشاريع أكثر من مدير المستندات العادي.

تقدم OpenKM خطتين أساسيتين للمستخدمين الجدد: OpenKM Community و OpenKM Professional . السابق متاح مجانًا (مع ميزات محدودة) ، في حين أن الأخير ، مع ميزات أكثر قوة ، عبارة عن خطة مدفوعة ويتم تقديمها عن طريق الاقتباس (التسعير المخصص).

للحصول على مزيد من المعلومات حول نظام البرنامج ومتطلبات التنزيل ، قم بتسجيل الدخول إلى موقع تنزيل OpenKM.

تحميل OpenKM

3

Templafy

يعتبر Templafy أحد أفضل برامج إدارة المستندات في السوق اليوم. إنها أداة مساعدة شاملة مصممة لتخزين واسترجاع ومشاركة مستندات المكتب بكفاءة. إنه نظام أساسي قائم على السحابة يدعم جميع أشكال أنظمة الكمبيوتر والأجهزة المحمولة.

للراحة ، هناك أيضًا إصدارات مخصصة لسطح المكتب (يتضمن Windows) والهواتف الذكية (تطبيقات الأجهزة المحمولة).

بشكل أساسي ، تعمل Templafy على تسهيل تخزين الملفات والتعاون مع الفريق من خلال القضاء على عملية العمل التقليدية والمفككة عبر منصات مختلفة.

يعمل برنامج إدارة المستندات على تبسيط جميع الأدوات الأساسية لأماكن العمل ، وخاصة أدوات إنشاء المستندات مثل MS Office ، على نظام أساسي واحد ، مما يوفر لك سير عمل موحد.

علاوة على ذلك ، تستضيف Templafy واجهة قابلة للتنقل إلى حد ما ، مما يجعلها مثالية في بيئة عمل ذات تكنولوجيا منخفضة ، حيث أن كل عضو في الفريق قادر على تقديم ملاحظات ومشاركة الملفات وإنشاء مستندات بسهولة لا يمكن تخيلها.

يتم توجيه كل هذه الأمور عبر موجز واحد ، ويتم مراقبته بواسطة المشرف (صاحب العمل) ، لضمان تلبية جميع المتطلبات ، ومعايير الجودة.

أخيرًا ، مثل معظم الأدوات الخدمية المتينة ، لا يكون نظام Templafy رخيصًا. في الحقيقة ، إنه أحد أكثر برامج إدارة المستندات غلاءً في السوق. وهي متوفرة بمعدل اشتراك ثابت قدره 355 دولارًا شهريًا. ومع ذلك ، هناك فترة تجريبية مجانية قبل الاشتراك الكامل. زيارة موقع الويب الرسمي للحصول على مزيد من المعلومات.

تحميل Templafy

4

SutiDMS

يعد SutiDMS ، أحد منتجات SutiSoft ، أحد برامج إدارة المستندات الأكثر شمولاً في السوق. وهي مجهزة بمجموعة من الأدوات لإدارة وتنظيم المستندات ومشاركة الملفات وحفظ السجلات وتحسين تعاون الفريق.

إنه برنامج عبر الإنترنت يستند إلى الويب ويدعم عبر جميع الأجهزة على سطح المكتب والأجهزة المحمولة.

بالإضافة إلى ذلك ، يتميز SutiDMS بمجموعة من الأدوات متعددة الوظائف ، بما في ذلك لوحة القيادة القابلة للتعديل ، مكتبة المستندات ، التقاط مستندات OCR ، عمليات دمج متعددة (مع MS Outlook ، Gmail و Yahoo Mail) ، دمج الملفات ، أرشفة المستندات والاحتفاظ بها ، eSignature والمنتديات من بين أمور أخرى.

يُعد البرنامج بمثابة التخزين النهائي ، حيث يمكنك الاحتفاظ بجميع مستنداتك ، وتضمن وظيفته المستندة إلى الويب إمكانية الوصول إلى المستندات واستعادتها في أي وقت.

ومع ذلك ، يوفر برنامج إدارة المستندات هذا تسعيرًا للمؤسسات ، والذي يتوفر عن طريق الاقتباس.

هناك خطتان أقل: الخطة المميزة والخطة الاحترافية . تم تصميم الخطة الاحترافية لما يصل إلى 10 مستخدمين بحد أقصى وهي متوفرة بسعر 18 دولارًا لكل مستخدم (شهريًا). خطة Premium ، من ناحية أخرى ، مخصصة لمؤسسة متوسطة الحجم تضم أقل من 500 موظف ، وهي متوفرة بمعدل 20 دولارًا لكل مستخدم (شهريًا).

تنزيل SutiDMS

5

FileHold

FileHold هو حل متكامل لإدارة المستندات ، والذي يتضمن مجموعات مختلفة من الوظائف لتزويد المستخدمين بتخزين مركزي وعملية عمل مبسطة. يعد البرنامج أحد برامج إدارة المستندات القليلة ، والتي تم تصميمها خصيصًا لأجهزة الكمبيوتر التي تعمل بنظام Windows 10 والإصدارات الأخرى من Windows (7/8 / 8.1). ومع ذلك ، يمكن الوصول إليها أيضًا عبر متصفحات الويب على أجهزة كمبيوتر Linux و Mac.

يتم تصنيف ميزات البرنامج ضمن "قياسي" و "اختياري" و "مخصص" و "مسح المستندات وتصويرها". بعض هذه الميزات تشمل التقاط البيانات الوصفية (تمييز المستندات) والتقويم والنماذج الإلكترونية و eSignature و OCR (جانب الخادم) والملء التلقائي والتقاط SmartSoft والمزيد.

كما يستضيف FileHold القدرة على الاندماج مع مجموعة من برامج الجهات الخارجية مثل MS Office و MS Active Directory و MS SharePoint والمزيد. كل هذه تسهل تخزين الملفات واسترجاعها ومشاركتها ، وكذلك تنسيق سير العمل.

أخيرًا ، يقدم FileHold خطتين أساسيتين للتسعير ؛ FileHold Express و FileHold Enterprise. تم تصميم خطة Express للشركات الصغيرة التي يقل عدد موظفيها عن 20 موظفًا ، في حين أن خطة Enterprise مثالية للمؤسسات الكبيرة أو الفرق التي تضم أكثر من 20 عضوًا.

ومع ذلك ، فإن معدلات الاشتراك في كلتا الخطتين لا تتوفر إلا عن طريق الاقتباس. يمكنك إرسال بريد إلكتروني إلى فريق مبيعات FileHold للحصول على عرض أسعار لعملك.

تحميل FileHold

6

M-الملفات

M-Files هو واحد من أفضل برامج إدارة المستندات المتاحة اليوم. إنها أكثر أهمية بالنسبة لوظيفة "تحليل الازدواجية" ، والتي تم تصميمها لحماية المستخدمين من تكرار المستند. بل هو DMS المستندة إلى سحابة. وبالتالي ، يتم دعمه على كل من أجهزة سطح المكتب والأنظمة المحمولة.

هناك أيضًا إصدارات سطح مكتب مخصصة (لنظام Windows 10 / 8.1 / 8/7) ، بالإضافة إلى تطبيقات الأجهزة المحمولة للأجهزة المحمولة المحددة.

بالإضافة إلى ذلك ، يستضيف برنامج إدارة المستندات لنظام التشغيل Windows 10 مساحة تخزين منظمة ، حيث يتم تنظيم المستندات وحفظها بشكل مناسب. يقوم بتحليل عمليات البحث عن المستندات عن طريق ربط أسماء الملفات مع المؤشرات الأخرى ذات الصلة مثل التواريخ والمشاريع. على هذا النحو ، فإن البرنامج قادر على إزالة التكرارات بسهولة.

أيضًا ، تُسهل منصتها الموحدة الكفاءة في مكان العمل من خلال تحسين المهام المسندة (من صاحب العمل إلى الموظفين) ، وتنفيذ المهام وتسليمها (من الموظفين إلى صاحب العمل). والنتيجة النهائية هي تحسين الإنتاجية.

علاوة على ذلك ، M-Files عبارة عن DMS مرنة ، والتي يمكن دمجها بسهولة مع أدوات مثل MS Office ومجموعة من أدوات CRM مثل Salesforce. هذا يجعلها مثالية لجميع أنواع الشركات تقريبًا. أيضًا ، هناك ثلاثة خيارات نشر أساسية معروضة ، بما في ذلك على فرضية ، تعتمد على مجموعة النظراء والهجين (مجتمعة).

تقدم M-Files نسخة تجريبية مجانية لمدة شهر للمستخدمين الجدد ، وبعد ذلك يمكنهم الترقية بسهولة إلى خطة المؤسسة ، والتي يتم تقديمها عن طريق الاقتباس.

تنزيل ملفات M

استنتاج

واليوم ، يتناقص استخدام المستندات الورقية في جميع أنحاء العالم ، حيث تفضل العديد من المؤسسات والمدارس والمؤسسات الحكومية راحة التخزين اللاورقي على عبء الملفات والمجلدات الورقية.

وبالتالي ، هناك طلب مستمر على برامج إدارة المستندات القياسية والدائمة. فيما يتعلق بهذا الطلب ، قمنا بتجميع بعض من أفضل برامج إدارة المستندات في السوق ، لتسهيل اتخاذ القرارات الخاصة بك ، فيما يتعلق بخدمات إدارة الوجهات السياحية (DMS) التي ستستخدمها في عملك.

موصى به

FIX: برنامج Takes وقت طويل لفتح في Windows 10 ، 8.1
2019
يحظر برنامج مكافحة الفيروسات جهاز USB الخاص بي: كيفية إصلاح هذه المشكلة على نظام التشغيل Windows 10
2019
إصلاح: PowerPoint لا يستجيب في ويندوز
2019