5 برنامج أتمتة جدول الأعمال لجدولة وتخطيط اجتماعات العمل

تعد الاجتماعات جزءًا من ثقافة العمل ، وما إذا كنت ترغب في ذلك أم لا عندما يقوم رئيسك بالاتصال بك لا ترغب في رؤية إشعار "مكالمة لم يرد عليها". جميع الاجتماعات لديها بعض جدول الأعمال للمناقشة وأيضا وسيلة رائعة للتأكد من أنك وفريقك على نفس الصفحة.

على الرغم من أننا نتفق على أن الاجتماعات مهمة للشركات ، إلا أنها حقيقة يمكن أن تكون مملة ومضيعة للوقت إذا لم يتم التخطيط لها بشكل صحيح.

تتمثل إحدى الطرق الفعالة لإجراء اجتماع في التأكد من أن المضيف يأتي جيدًا مع جدول أعمال الاجتماع. ومع ذلك ، يتطلب إنشاء جدول أعمال فعال للاجتماع أن يقوم المضيف بالتنظيم والتواصل والمتابعة مع الأعضاء الآخرين في الفريق.

وبهذه الطريقة يمكنك التأكد من أن المحادثات مقصورة على جدول الأعمال وأن الجميع يعرفون دورهم في غرفة الاجتماعات.

برنامج أتمتة جدول الأعمال يمكن أن يجعل هذه المهمة أسهل بالنسبة لك. تم تصميم هذه الأدوات من أجل جداول أعمال الاجتماع لمساعدتك في إجراء اجتماعات مثمرة دون إضاعة الوقت الثمين في تكرار نفس الموضوع مرارًا وتكرارًا.

في هذه المقالة ، قمنا باختبار أفضل برامج أتمتة جدول الأعمال وسردها والتي يمكن أن تساعدك في تخطيط وتنظيم وإجراء اجتماع مثمر في وقت أقل لتحقيق النتائج المرجوة.

أدوات جدول أعمال التشغيل الآلي لنظام التشغيل Windows 10

1

التقويم الفعال (مستحسن)

• السعر - تجربة مجانية لمدة 30 يومًا / 27.96 دولارًا

التقويم الفعال هو جدولة المهام ، والمخطط ، والتذكير الذي يتوفر لنظام التشغيل Windows وكذلك الهواتف الذكية. إنه تطبيق متعدد المنصات مما يعني أنه يمكنك الوصول إلى المهمة التي تم إنشاؤها على جهاز الكمبيوتر على هاتفك الذكي والعكس.

أحداث التقويم سهلة الإنشاء. كما يأتي مع المهام ووحدات الأحداث لمساعدتك في إدارة الوقت بكفاءة. تتيح لك طرق عرض التقويم المتعددة ترتيب الأحداث وتتبعها بشكل أفضل حسب طريقة العرض "أيام" و "الأسبوع" و "الشهر" و "السنة". يمكن تكوين تذكير المهمة ومن المقرر أن يتم تذكيرها في الوقت المحدد واليوم بالضبط.

تطبيق الهاتف المحمول مجاني للتنزيل وهو يتيح لك جدولة الأحداث وإدارتها من أي مكان. تعمل المزامنة في الوقت الفعلي مع الحفاظ على مزامنة كل شيء أينما احتجت إليه.

يستخدم التقويم الفعال مبدأ First Thing First الذي يسمح لك بتحديد أولويات المهام والأحداث بناءً على الأهمية. يمكن استخدام محرر المستندات المدمج في كتابة تعليقات للأحداث والمهام.

في حالة حذف أي من الأحداث عن طريق الصدفة ، يحتفظ "التقويم الفعال" بالأحداث في "سلة المحذوفات" التي يمكن استعادتها بنقرة واحدة. لمشاركة التقويم مع أعضاء الفريق الآخرين ، يحتوي البرنامج على حل خادم ولكنه يتطلب الوصول إلى خطة شبكة التقويم الفعالة.

يعد "التقويم الفعال" أداة تقويم بسيطة لكنها أداة أفضل لإدارة التقويم والمهام.

• قم بتنزيل الآن نسخة مجانية من التقويم الفعال

2

رغشيدولر

• السعر - تجربة مجانية / 29.95 دولار

OrgScheduler هو برنامج عالمي لجدولة المهام واجتماع جدول الأعمال للأفراد والمكاتب والأحداث التجارية مع ميزات مرنة. إنه برنامج متميز ، ولكن يمكنك استخدام النسخة التجريبية المجانية لاختبار البرنامج.

تشبه واجهة المستخدم الخاصة بـ OrgScheduler واجهة المستخدم الخاصة بـ Microsoft Outlook والتي تمنحها نظرة مألوفة.

يمكنك استيراد الأحداث والتذكيرات من Outlook وتصديرها إلى تنسيقات Outlook و Text و HTML و XML و Excel. على عكس التقويم الفعال ، يتيح لك OrgScheduler تبادل البيانات مع التطبيقات الأخرى بما في ذلك Apple iCal و Microsoft Exchange Server وتطبيقات Android ، إلخ.

تشمل الميزات الأخرى في التطبيق أكثر من 149 حدثًا تلوينًا لتحديد أولويات الأحداث استنادًا إلى الأهمية وبدء تذكير الحدث ووقت الانتهاء والموضوعات المتعددة وأداة تكرار الحدث.

يسمح لك OrgScheduler بإرسال المواعيد والتذكير والدعوات عبر البريد الإلكتروني والرسائل القصيرة إلى الزملاء والأصدقاء. يمكنك حماية البيانات من خلال كلمة مرور مشفرة وطباعة التقارير باستخدام "مصمم الطباعة" ذي التصميمات الأنيقة.

• احصل الآن OrgScheduler

3

MeetingBooster

• السعر - نسخة تجريبية مجانية / تسعير مخصص

MeetingBooster هو برنامج لإدارة الاجتماعات تستخدمه الشركات متوسطة الحجم للتعامل مع الجدولة وتحرير جدول الأعمال وتتبع الوقت وتبسيط إجراءات الاجتماعات.

يقدم MeetingBooster نسخة تجريبية مجانية ؛ ومع ذلك ، لا يوجد سعر واضح على الموقع الرسمي. يمكن للمستخدمين المهتمين البدء في نسخة تجريبية مجانية أو حجز ندوة عبر الإنترنت للحصول على تفاصيل الأسعار.

إنه نظام لإدارة الاجتماعات قائم على السحابة يعمل على تبسيط مهام ما قبل الاجتماع ، وفي الاجتماع ، وما بعد الاجتماع.

لإعداد الاجتماع ، يوفر ميزات الجدولة ، والتكامل مع Outlook و Google Calendar ، محرر جدول الأعمال المحترف لإجراء تغييرات في اللحظة الأخيرة بالإضافة إلى القدرة على تعيين مهام الإعداد لأعضاء الفريق.

يمكن استخدام البرنامج في قاعة اجتماعات المكتب أو عن بعد لعقد اجتماع افتراضي. يمكنك التقاط الملاحظات بسرعة وتخصيص عناصر الإجراء التي تتضمن تكامل قائمة مهام Outlook وعلامات المشروع ولوحة معلومات حالة المهمة والتذكيرات التلقائية لعناصر الإجراء.

إن MeetingBooster هو الحل المؤسسي المصمم لتبسيط إجراءات الاجتماع ودفع المساءلة لموظفيك دون الاضطرار إلى المتابعة باستمرار.

الحصول على MeetingBooster

4

nTask

• السعر - مجاني / Pro 3.99 دولار لكل مستخدم شهريًا

إذا كنت قد استخدمت Trello و Asana لإدارة المهام ، فجرّب nTask. إنه برنامج مجاني لإدارة المهام والاجتماعات يستند إلى مجموعة النظراء والذي يسمح لك بإنشاء قوائم تدقيق والتعاون مع فرق المشروع ومشاركة الملفات والمزيد.

توفر الخطة المجانية خمسة مساحات عمل ، وصولًا يصل إلى 10 أعضاء لكل مساحة عمل ، ومرفق ملف يصل إلى 5 ميجابايت ، ومساحة تخزين 200 ميجابايت ، ومهام واجتماعات غير محدودة ، وجداول زمنية للفريق ، وما يصل إلى 5 إنشاء مشروع ، وأكثر من ذلك.

إذا قمت بالترقية إلى الخطة الاحترافية ، فستتم ترقية جميع الميزات إلى الخطة غير المحدودة بينما يزيد حجم مرفق الملف إلى 200 ميجابايت.

يوفر nTask لوحة مهام بسيطة تسمح لك بإنشاء أحداث التقويم ، وتعيين المهام لأعضاء الفريق ، وإنشاء تقارير سهلة ، وتعيين أولوية المهمة ، وإنشاء المهام المتكررة ومرة ​​واحدة ولون رمز تكرار لتسهيل التصنيف.

يمكنك مشاركة قائمة المهام مع أشخاص آخرين من خلال رابط عام. تتيح لك قائمة التحقق سهلة الاستخدام إمكانية سرد العناصر التي يجب إكمالها مع تاريخ الاستحقاق.

يمكنك التحقق من حالة المهمة ، إضافة تعليقات للتعليقات ، إنشاء مشكلات المهمة وتعيين المخاطر وإضافة تذكيرات المهام لإكمال المشروع قبل الموعد النهائي.

برنامج nTask هو برنامج مهم لإدارة المهام والاجتماعات بسيط ولكنه قوي ، وحقيقة أنه يوفر حسابًا مجانيًا مع جميع ميزات الخطة المتميزة (رغم أنه محدود إلى حد ما) يجعله اختيارًا مثاليًا للفرق الصغيرة والشركات الناشئة. يمكنك دائمًا الترقية إلى الخطة الاحترافية حيث يبدأ فريقك في النمو في المستقبل.

الحصول على nTask

5

Meeting.gs

• السعر - نسخة تجريبية مجانية / 12 شهرًا

من خلال جدولة الاجتماعات وتنظيمها إلى إدارة مواد الاجتماعات وجدول الأعمال ونقاط العمل ، ربما يكون Meeting.gs هو المستخدم المفضل لميزات اجتماع جدول الأعمال وتكامل تطبيقات الجهات الخارجية.

تسمح لوحة المهام لأعضاء فريقك بجدولة الاجتماع معك. يمكن مشاركة صفحة الجدولة الشخصية عبر البريد الإلكتروني أو على موقع الويب. مع تكامل التقويم ، تتم مزامنة جميع جداول المهام والاجتماعات الجديدة مع تطبيق التقويم الخاص بك.

كونه حلاً يستند إلى الويب ، يمكن الوصول إلى Meeting.gs من جهاز الكمبيوتر الخاص بك وكذلك من الهواتف الذكية والكمبيوتر اللوحي وجهاز آخر مع متصفح ويب حديث واتصال بالإنترنت. يمكن لأعضاء الفريق تلقي إعلامات حول تحديثات الاجتماع والرد على طلبات الاجتماع أثناء التنقل.

يدعم Meeting.gs تكامل الجهات الخارجية بما في ذلك تطبيقات محرّر مستندات Google مثل تقويم Google وجهات اتصال Google و Google Drive و Microsoft Office 365 التي تشمل Outlook و Live People و Microsoft OneDrive.

بالنسبة للاتصال عن بُعد ، يمكن استخدام Meeting.gs مع أدوات الاتصال المباشر مثل Skype للمكالمات الجماعية ومكالمات Microsoft Lync و Google Hangouts وغيرها من أدوات الاجتماعات عبر الإنترنت مع روابط عامة.

يتم تنظيم كل الاجتماع وتنقسم بين علامتي التبويب القادمة والقديمة. يمكنك تتبع الاجتماعات وإدارتها وفقًا للجدول الزمني ، وعرض المهمة المتعلقة بالاجتماع بالإضافة إلى معاينة طلبات الاجتماع والرد عليها.

يمكن تعديل جداول أعمال الاجتماع لإضافة تعليقات وتحميل المرفقات من قبل الأعضاء. يمكن للمدراء أيضًا عرض المستخدمين النشطين حاليًا والملف الشخصي للأعضاء الذين تمت زيارتهم مسبقًا على الصفحة.

يقال إن Meeting.gs هو أفضل حل لجدولة الاجتماعات. ومع ذلك ، فإنه يوفر أكثر من مجرد ميزات جدولة الاجتماعات وإدارة المهام. خذ البرنامج للحصول على تدور باستخدام الإصدار التجريبي المجاني لمعرفة ما إذا كان هذا يمكن أن ينتهي البحث عن برنامج جدول أعمال الاجتماع.

الحصول على Meeting.gs

ما هو على جدول أعمالك؟

لقد حاولنا إبقاء القائمة قصيرة ولا نخلط بينك وبين العديد من الخيارات ولكن تأكد من تضمين مستوى المؤسسة وكذلك برنامج إدارة الاجتماعات على مستوى بدء التشغيل بناءً على استخدامها.

الاحتمال هو أنه لا يوجد أحد برامج الاجتماع هذا يلبي جميع احتياجاتك ، في مثل هذه الحالة ، ابحث عن بديل مجاني للمهمة غير المدعومة من قبل البرنامج هنا واختر البرنامج الذي يقوم بالتحقق من معظم الصناديق في قائمة دلو الخاص بك.

لا تعتبر برامج إدارة المهام والاجتماعات مفيدة لأصحاب الأعمال فحسب ، بل يمكن استخدامها أيضًا من قبل الطلاب للدراسة الجماعية وإدارة المشروعات ، والذين يعملون دائمًا ويصعب عليهم دائمًا إدارة المهام اليومية والمحامين ومديري المشاريع والمطورين والشركات الناشئة التي لا يمكنها تحمل أن تضيع مئات الساعات كل شهر في اجتماع التخطيط والجدولة.

ما المشكلة التي تحاول حلها باستخدام برنامج إدارة المهام والاجتماعات؟ هل تعلمنا في التعليقات أدناه.